Los datos personales serán tratados para los fines conforme al objeto social de XIVAPACK S.A.S., en especial, toda actividad inherente a desarrollar su actividad principal, la gestión administrativa, operativa y comercial, así como:

En relación con los clientes:

• Hacer seguimiento contractual.
• Dar capacitaciones a los clientes.
• Proveer productos y servicios requeridos por el cliente.
• Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo.
• Mantener un contacto directo con el cliente, con el fin de ofrecer mejores productos y prestarle un mejor servicio.
• Evaluar la calidad de los productos y servicios.
• Hacer vigilancia y reportes de quejas de calidad de productos y servicios.
• Informar sobre los cambios de los productos o servicios.
• Informar sobre los productos o servicios que estén relacionados o no con lo contratado.
• Información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estos, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario.
• Compartir, incluyendo la transferencia y transmisión de sus datos personales a terceros en el extranjero o en el territorio nacional para los fines tendientes a cumplir con la relación contractual.
• Dar cumplimiento con las obligaciones derivadas de la relación contractual.

En relación con los colaboradores:

• Hacer seguimiento contractual.
• Dar capacitaciones a los colaboradores.
• Proveer productos y servicios requeridos por el trabajador o trabajadores.
• Mantener un contacto directo con los colaboradores.
• Información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario.
• Compartir, incluyendo la transferencia y transmisión de sus datos personales a terceros en el extranjero o en el territorio nacional para los fines tendientes a cumplir con la relación laboral y la Ley.
• Dar cumplimiento con las obligaciones derivadas de la relación contractual.
• Realizar la revisión del manejo y cumplimiento de las normas de Seguridad Social, incluyendo la transferencia de información a terceros que se requiera.
• Contactar a los familiares, dependientes económicos y/o beneficiarios en caso de emergencia o en casos en que exija la Ley.
• Realizar control interno de los conocimientos y habilidades personales de los trabajadores y colaboradores.

En relación con los proveedores:

• Hacer seguimiento contractual.
• Dar capacitaciones a los proveedores.
• Proveer productos y servicios requeridos por el proveedor o los proveedores.
• Mantener un contacto directo con el proveedor o los proveedores, con el fin de que se genere una prestación del servicio eficiente.
• Evaluar la calidad de los productos y servicios del proveedor o los proveedores.
• Hacer vigilancia y reportes de quejas de calidad de productos y servicios.
• Información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario.
• Compartir, incluyendo la transferencia y transmisión de sus datos personales a terceros en el extranjero o en el territorio nacional para los fines relacionados con el contrato.
• Dar cumplimiento con las obligaciones derivadas de la relación contractual.

PARÁGRAFO PRIMERO: La información facilitada por el titular deberá ser veraz, completa, exacta, comprobable y actualizada. El titular garantiza la autenticidad de todos aquellos datos que proporcione a XIVAPACK S.A.S.

PARÁGRAFO SEGUNDO: El anterior tratamiento y finalidad abarcará aquellos datos que han sido recolectados con anterioridad a la publicación de la presente política de tratamiento de datos y a los que actualmente se les esté realizando tratamiento.

PARÁGRAFO TERCERO: El titular que no desee que sus datos sean objeto de alguno de los tratamientos expresados en el presente documento, podrá informar en todo momento a XIVAPACK S.A.S. para revocar la autorización para dicho tratamiento. En todo caso, los fines anteriormente señalados no aplicarán para todas las relaciones contractuales.

XIVAPACK S.A.S. por razones de calidad y seguridad hará tratamiento de los datos personales biométricos de conformidad con la calidad que tenga el titular de la información biométrica, por lo anterior, se ha identificado los siguientes sistemas de recolección de datos biométricos, así:

a) Grabaciones de video: XIVAPACK S.A.S., por razones de seguridad, ha optado por realizar grabaciones continuas de video dentro de sus instalaciones, las cuales tienen como única finalidad, brindar seguridad al personal que ingresa a la organización, a su infraestructura y a los bienes que estén dentro del establecimiento. Estas grabaciones sólo podrán ser consultadas por personal autorizado directamente por la Gerencia. En todo caso, XIVAPACK S.A.S. atenderá los requerimientos que realice el titular de los datos biométricos sobre el tratamiento que se le están dando a los mismos.

b) Huella digital por razones de seguridad y control del personal de trabajo: XIVAPACK S.A.S. recolectará la huella digital de sus empleados, con el fin de permitir el acceso a las instalaciones, así como de hacer seguimiento de las entradas, incluyendo horarios, a las instalaciones.

Conforme a lo prescrito en el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, XIVAPACK S.A.S. pone en conocimiento del Titular de los datos personales que tiene los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a XIVAPACK S.A.S. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a XIVAPACK S.A.S. salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el Artículo 10 de la Ley 1581 de 2012;
c) Ser informado por XIVAPACK S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley de datos y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento XIVAPACK S.A.S. haya incurrido en conductas contrarias a la Constitución y a la Ley 1581 de 2012;
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

PARÁGRAFO PRIMERO: Conforme a lo establecido en el Artículo 9 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

PARÁGRAFO SEGUNDO: XIVAPACK S.A.S. tiene presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. XIVAPACK S.A.S. hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades consentidas por el titular y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

PARÁGRAFO TERCERO: DERECHO DE ACCESO. En concordancia con el Artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, XIVAPACK S.A.S. garantizará en todo momento el derecho de acceso que tiene el titular o sus causahabientes siempre y cuando se acredite ante la organización la identidad del titular o en su defecto, se demuestre la legitimación para ejercer los derechos del titular, a acceder y conocer qué información está siendo objeto de tratamiento por parte de XIVAPACK S.A.S. El ejercicio de este derecho garantizará al titular o a quien lo represente a consultar de manera gratuita sus datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de XIVAPACK S.A.S., al menos una vez cada mes calendario, al igual, cada vez que existan modificaciones sustanciales a las Políticas de tratamiento de la Información que motiven nuevas consultas.

XIVAPACK S.A.S., en calidad de responsable del tratamiento cumplirá los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

XIVAPACK S.A.S., en calidad de encargado del tratamiento, cumplirá los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;
d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;
f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
g) Registrar en la base de datos las leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley;
h) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

XIVAPACK S.A.S. ha acogido la presente política, al igual que ha elaborado un Manual Interno, el mismo que ha sido socializado al interior de la organización estableciendo los procedimientos para dar cumplimiento oportuno a los requerimientos realizados por los titulares o sus autorizados.

XIVAPACK S.A.S. designó a la persona que ejerza el cargo de Asesora de servicio al cliente para recepcionar las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la Ley 1581 de 2012, y así, hacer efectivo los derechos que tienen los titulares.

Para la recepción de consultas, reclamos, quejas, sobre el tratamiento de sus datos personales o para el ejercicio de los derechos como usuario o cliente, la persona podrá ponerse en contacto con XIVAPACK S.A.S. al correo electrónico servicioalcliente@xivapack.com o utilizando los medios físicos que se han puesto a disposición en nuestra sede principal ubicada en la Carrera 39 No 13 - 38 ACOPI – Yumbo (Valle del Cauca – Colombia), las peticiones serán recepcionadas en el horario de lunes a viernes de 8:00 a.m., a 12:00 m y de 2:00 p.m., a 5:00 p.m.

Con el fin de atender de manera oportuna y conforme a los lineamientos establecidos en los Artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, XIVAPACK S.A.S. ha definido los medios por los cuales el Titular o quien esté autorizado conforme al Artículo 20 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 podrá ejercer sus derechos.

El titular de los datos personales o quien esté autorizado podrá acceder, consultar o reclamar, contactando a XIVAPACK S.A.S. a través del correo electrónico servicioalcliente@xivapack.com o comunicándose a la línea telefónica No. 402 68 88, o en la sede principal de la organización, en las cuales encontrará los formatos previamente establecidos para recepcionar su solicitud. La persona interesada o afectada que desee ejercer cualquiera de los derechos citados en este documento, podrá hacerlo por comunicación escrita, debidamente firmada, acompañada de la copia de la identificación personal o documento similar análogo.

Con el fin de atender oportunamente la solicitud del titular o quien esté autorizado, la solicitud de consulta o reclamo, deberá contener como mínimo la siguiente información:

I. Nombres Completos o Razón Social del Titular.
II. Número de identidad del Titular.
III. Datos de localización del Titular.
IV. Descripción de los hechos que motivan la consulta, reclamo o revocatoria de la autorización.
V. Documentos adjuntos (la copia de la identificación personal o documento similar, y los demás que puedan ser necesarios).

VI. Medio por el cual desea recibir la respuesta.

Cuando se pretenda realizar la revocatoria de la autorización, el solicitante deberá indicar si revoca total o parcialmente la autorización, y las razones que motivan su decisión.

Si es una persona distinta al Titular, debe aportar los documentos que acrediten que puede actuar en su nombre.

XIVAPACK S.A.S. dispondrá de los términos establecidos en los Artículos 14 y 15 de la Ley Estatuaria 1581 de 2012, en todo caso se atenderán de la siguiente manera:

Si la solicitud es una CONSULTA, será atendida en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. En el evento que no fuere posible atender la consulta en dicho término, XIVAPACK S.A.S. informará al peticionario los motivos de la demora e informará la fecha en que recibirá la respuesta. En todo caso la fecha final no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si la solicitud es un RECLAMO, será atendida en un término de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. En el evento que no fuere posible atender la consulta en dicho término, XIVAPACK S.A.S. informará al peticionario los motivos de la demora e informará la fecha en que recibirá la respuesta. En todo caso la fecha final no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

PARÁGRAFO: En el evento que el titular solicite la supresión parcial o total de la información, XIVAPACK S.A.S. por derecho propio y conforme a lo prescrito en el Artículo 28 de la Ley 964 de 2005, conservará todos los documentos e información del titular, en un archivo inactivo, durante el tiempo en que XIVAPACK S.A.S. ejerza las actividades propias de su objeto social y diez (10) años más, pudiendo utilizar para el efecto, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta. El archivo inactivo sólo podrá ser consultado por requerimiento expreso de una autoridad judicial competente o cuando por razones de fuerza mayor deba ser consultado nuevamente por XIVAPACK S.A.S.

Para la validación de la calidad del peticionario, XIVAPACK S.A.S. ha adoptado como medidas, las siguientes:

a) Los titulares de los datos personales deberán acreditar a XIVAPACK S.A.S. su calidad de titulares de la información o en su defecto la autorización respectiva, para que se le pueda dar trámite a su petición.
b) XIVAPACK S.A.S., al momento de recibir la petición por parte del titular, le solicitará que le exhiba su documento de identidad y deberá anexar fotocopia del documento exhibido.
c) Si la consulta se realiza por medio electrónico o por cualquier otro medio no presencial, el titular de la información, deberá acompañar su petición con una fotocopia escaneada de su documento de identidad, junto con la solicitud que deberá estar firmada.

En todos los casos, XIVAPACK S.A.S. podrá ponerse en contacto con el titular de la información por los medios de notificación que reposan en sus bases de datos para constatar la autenticidad de la petición.

El titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante XIVAPACK S.A.S. evidenciándose un desconocimiento de sus derechos.

El titular del dato acepta y reconoce que esta autorización estará vigente a partir del momento en que la aceptó, o se presuma su aceptación y durante el tiempo en que XIVAPACK S.A.S. ejerza las actividades propias de su objeto social y diez (10) años más, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del XIVAPACK S.A.S., su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.

La vigencia de la Política de tratamiento de la información empieza a regir a partir del mes de octubre de 2016 y la vigencia de las bases de datos será indefinido. En todo caso el presente documento está publicado en la página web www.xivapack.com y cualquier modificación significativa será informada al titular.

XIVAPACK S.A.S. se reserva el derecho a modificar esta política en cualquier momento y sin previo aviso. Toda modificación entrará en vigencia y tendrá efectos frente a los terceros relacionados desde su publicación en el canal correspondiente. En consecuencia, se recomienda visitar y consultar frecuentemente la página web de XIVAPACK S.A.S., en el módulo correspondiente, para conocer de estos cambios.

Para mayor información relacionada con las disposiciones legales de protección de datos, y aquellas relacionadas con los procedimientos de reclamo respecto de las mismas, se sugiere visitar la página web de la Superintendencia de Industria y Comercio (www.sic.gov.co).